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Migrar para a produção da folha de pagamento em nuvem vai otimizar o RH e ajudar na tomada de decisões da sua empresa, além de reduzir custos

Os benefícios de aderir a Folha de Pagamento em Nuvem

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A confecção da folha de pagamento é uma questão crítica que o RH das empresas devem lidar constantemente. A folha de pagamento é o core do RH, além de ser um processo lento, burocrático e que exige total atenção, afinal, qualquer incoerência pode afetar o relacionamento entre funcionário e organização, além de abrir margem para implicações legais.

Para resolver o problema, diversas organizações estão aderindo à soluções que permitem o cálculo da folha de pagamento em nuvem. Essa mudança pode ser encarada como parte da transformação digital a que todas as empresas devem se submeter, independentemente do seu porte.

Mas, muito mais do que isso, a tecnologia em nuvem vem para resolver uma dor do empresário e do time de RH, que terão rapidez e assertividade no processo, que são:

  1. Baixa satisfação dos funcionários devido ao alto número de etapas manuais para concluir o processo de folha de pagamento de ponta a ponta
  2. Relatórios de criação própria (geralmente, planilha) para auditoria e validação
  3. Relatórios discrepantes ou erros manuais que dificultam a obtenção de uma visão clara dos pagamentos
  4. A verificação e a reconciliação dos dados da folha de pagamento são manuais, complicadas e demoram muito

O que é um software na nuvem?

Ao ouvir termos como armazenamento na nuvem, você pode ter a sensação de que se trata de algo complexo, ou até mesmo caro. Mas, na verdade, as empresas estão aderindo cada vez mais a essas soluções, graças ao baixo custo em infraestrutura de TI e uso intuitivo para o usuário final.

O uso da nuvem simplesmente significa armazenar dados em uma plataforma online, dispensando a necessidade de instalação de programas na sua máquina ou do armazenamento de dados em dispositivos físicos.

Com isso, a empresa não precisa investir em enormes data centers e tem um grau de segurança muito maior sobre a privacidade e manutenção das informações.

Como funciona um software de folha de pagamento em nuvem?

A digitalização da folha de pagamento é apenas uma consequência da transformação de todo o trabalho de RH, que assume um viés mais estratégico e busca a automatização das tarefas mais repetitivas.

O processamento da folha de pagamento é realizado com a inserção dos dados de cada funcionário, como salários e horas extras, além das políticas que envolvem cada um: contribuição sindical, descontos de INSS, entre outros.

Assim, o sistema faz um cálculo preciso do que deve ser pago e gera o documento com as informações corretas, para que seja feita a distribuição dos holerites entre os empregados na data correta.

Quais são as vantagens da adesão à folha de pagamento em nuvem?

Ao decidir fazer a sua folha de pagamento por meio de uma solução hospedada na nuvem, a empresa obtém diversos benefícios que a colocam muito à frente de outras que ainda fazem o cálculo manualmente ou por sistemas legados. Vamos apresentar os 5 principais:

1. Atualizações automáticas

Quando a sua folha de pagamento está armazenada na nuvem, o provedor do software pode fazer qualquer atualização automaticamente. Isso é extremamente útil para mudanças na cobrança de impostos ou no valor do salário base.

Essa característica ajuda a manter a organização dentro das exigências legais em tempo hábil, fator extremamente importante, principalmente após a implantação do eSocial ― sistema que aumenta o grau de fiscalização do Governo Federal sobre o cumprimento das leis e direitos trabalhistas.

Assim, evitam-se problemas posteriores provocados por erros ou atrasos no cálculo de salários e benefícios.

2. Segurança

Manter a segurança das informações traz diversas preocupações para as empresas.

Muitos provedores de sistemas de folhas de pagamento oferecem o mesmo nível de proteção de dados disponibilizado por bancos, mantendo as informações privadas sobre a empresa e funcionários em total segurança. Além disso, você não perde o histórico de pagamentos e as folhas dos meses anteriores se o computador apresentar problemas.

3. Mobilidade

A facilidade de acesso é uma vantagem muito procurada por CEOs e diretores, principalmente quando se trata de empresas com várias filiais. Essa característica agiliza a tomada de decisões e permite um acompanhamento mais próximo, dando um quadro amplo dos gastos e obrigações da empresa.

Vale lembrar que as folhas de pagamento devem ser vistas de maneira integrada com o RH e as finanças, sendo assim fonte importantes de dados para a tomada de decisões.

Aderir a um software de folha de pagamento em nuvem traz essa mobilidade. Com ele, o acesso pode ser feito de qualquer lugar, a qualquer hora ― basta ter um computador, tablet ou smartphone conectado à internet.

4. Organização

Com a ajuda de uma solução de armazenamento na nuvem, você consegue concentrar todos os documentos e folhas de pagamento em um só local, facilitando o acesso e a consulta a esses dados.

Além de trazer economia de custos para a empresa, que não precisa mais pagar depósitos para armazenamento de documentos físicos, esse acesso ajuda na localização dos papéis para fins de comprovação de pagamentos ou até mesmo como prova em processos trabalhistas.

Outro fator importante trazido pela digitalização dessa etapa de trabalho do RH é que a empresa pode disponibilizar menos funcionários para a função, sem precisar se preocupar também com a demanda de trabalho para a TI. A folha de pagamento em nuvem dispensa a necessidade de servidores e de uma infraestrutura interna robusta.

5. Acessos individuais

Sabemos que, para os funcionários, as informações dispostas nas folhas de pagamento são um pouco confusas e podem gerar diversas dúvidas. Com isso, há um enorme número de consultas ao RH e líderes diretos, atrapalhando o fluxo de trabalho.

Perguntas sobre o cálculo do salário, a porcentagem de imposto descontado, os valores de férias, entre outras, podem ser solucionadas por meio de consultas individuais dos funcionários aos seus dados registrados em sistema.

Como se preparar para migrar a folha de pagamento para um ambiente digital?

A transição da folha de pagamento para a nuvem requer uma série de cuidados. Para que seja feita corretamente, é preciso adotar um passo a passo capaz de reduzir riscos, evitando que qualquer informação importante se perca.

Para isso, é importante fazer uma análise de todo o processo de confecção da folha de pagamento, listando todos os formulários e documentos necessários. Depois é feito um estudo do sistema, para entender exatamente o seu funcionamento e, por fim, fazer a migração propriamente dita.

Esse processo deve ser acompanhado por profissionais de RH e especialistas em infraestrutura, que vão tomar todas as providências necessárias para o sucesso da tarefa.

Agora que você já sabe como funciona a geração da folha de pagamento em nuvem e seus benefícios, vale a pena pensar em como estruturar esse processo ou migrar sua folha para nuvem e trazer esses benefícios para o seu negócio.

Entre em contato conosco e saiba como podemos ajudar nessa transformação!

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