A área de Recursos Humanos (RH) também coleta, armazena e lida com dados. Por isso, saiba como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) se aplica ao seu cotidiano
A Lei Geral de Proteção de Dados, ou LGPD, é a legislação brasileira que regula as atividades que coletam, armazenam e tratam dados pessoais. Mas o que isso tem a ver com o trabalho da área de Recursos Humanos (RH)? Tudo!
O RH é o responsável pelo controle e processamento de dados pessoais dos colaboradores, portanto, também precisa atender a nova legislação — que entrará em vigor em agosto de 2020.
Para que haja conformidade com a lei, deverão ocorrer algumas adequações de infraestrutura de TI e processos internos.
Saiba o que especifica a LGPD e seus impactos no RH!
Afinal, o que é a LGPD?
A Lei Geral de Proteção de Dados regulamenta o tratamento de dados pessoais em nosso país. Ela é válida tanto para o poder público quanto para a iniciativa privada, aplicando-se a qualquer pessoa física ou jurídica.
Trata-se de uma tendência global, pois o mercado vem se tornando digital — o que criou a necessidade de ter uma legislação específica para as relações comerciais que são construídas pela internet.
Na atualidade, os dados de qualquer cidadão são capturados em compras on-line, cadastros em redes sociais e outros meios. Sendo assim, surgiu a preocupação com a privacidade e a segurança desses dados.
A União Europeia, união econômica e política de 28 países, possui uma legislação parecida desde 1995. O regulamento brasileiro foi inspirado nela!
Seguindo o que ocorreu na Europa, a LGPD mudará a maneira como funcionam a coleta, o armazenamento, o tratamento e o compartilhamento de dados pessoais pelas empresas — além de garantir a proteção deles.
Existe uma relação entre os avanços tecnológicos e essa legislação?
Sim, porque vivemos uma era de alta conectividade digital. Quanto mais a tecnologia avança, mais dados são armazenados!
Já imaginou o que poderia ocorrer se não houvesse uma regulação e cada empresa estivesse livre para fazer o que quiser com os dados?
Em 2018, o Facebook, maior rede social do planeta, se viu em meio a um escândalo porque vazou informações de mais de 50 milhões de usuários. Esses dados foram utilizados sem o consentimento das pessoas pela empresa Cambridge Analytica, cujo objetivo era fazer propaganda política.
E como fica a área de Recursos Humanos?
Os avanços tecnológicos chegaram ao RH. Decisões são pautadas em dados coletados de diferentes formas.
Ferramentas que trabalham com Big Data, machine learning e inteligência artificial são alimentadas por dados e permitem a evolução da forma como o RH faz a gestão de pessoas, pois as informações são cada vez mais precisas.
A utilização dessas soluções é muito positiva, entretanto, por causa da LGPD, as empresas devem ter cautela em seus procedimentos para que a lei seja aplicada corretamente.
A boa notícia é que o RH não precisa ter um profissional trabalhando apenas com os processos da Lei Geral de Proteção de Dados. Mas a empresa deve ter um colaborador responsável pelo tratamento de dados: o Encarregado de Proteção de Dados.
Faz parte da responsabilidade da companhia apresentar, de maneira clara e objetiva, todas as informações necessárias sobre a coleta de dados — do instante em que há candidatura a uma vaga até a contratação.
A organização deve explicitar a finalidade da coleta de cada dado, sendo impedida de fazer ações cujas finalidades sejam distintas daquelas concordadas com os titulares das informações.
Um exemplo prático é o Banco de Talentos. Se a empresa não deixar claro que os dados do candidato não aprovado serão enviados para este banco, o titular poderá solicitar a completa exclusão.
Isso significa que deverão ser revistos os processos de seleção e demissão, já que será indispensável identificar as ações relacionadas com os dados que estão em posse da companhia.
Também cabe à organização garantir a segurança dessas informações durante toda a permanência do colaborador na companhia.
Como implementar a LGPD no RH?
O primeiro passo para implementar a LGPD na área de Recursos Humanos, ou na companhia inteira, é conhecer as diretrizes dessa legislação.
É fundamental contar com o apoio de uma consultoria jurídica especializada e acionar a área de TI para falar sobre segurança da informação.
Juntos, RH, jurídico e TI, podem fazer um diagnóstico da situação atual e planejar as mudanças necessárias para que a companhia esteja adequada à LGPD.
Situações de risco devem ser mapeadas e numeradas. Além disso, cada setor envolvido com o tráfego de dados deve ter mapeadas suas fragilidades.
A forma como são coletados, armazenados e sob quem fica a responsabilidade também devem entrar nesse mapeamento.
Uma excelente solução é a adoção de um sistema robusto e completo, que obedece à LGPD e que possui um sistema de proteção de ponta, com senhas, criptografia e armazenamento em nuvem, como o SAP Success Factors.
A política global da SAP possui um padrão para processamento de dados pessoais que ajuda a cumprir as leis de privacidade e proteção de dados aplicáveis.
Ela define todos os requisitos para processar e acessar os dados pessoais, estabelecendo estruturas organizacionais e responsabilidades claras. Isso significa que os dados da sua companhia estão seguros!
A partir da adoção de uma solução como SAP Success Factors, será necessário treinar a equipe para que possa utilizar a ferramenta.
Por que a tecnologia é a sua grande aliada?
RH e TI são os pilares da reestruturação que envolve o armazenamento, a utilização e o compartilhamento de dados.
Em conjunto com o Encarregado de Proteção de Dados, RH e TI devem realizar auditorias internas, revisar contratos, conferir políticas de segurança e outros documentos sobre os dados dos colaboradores.
A auditoria resulta no relatório de impacto de privacidade, documento que armazena todas as informações necessárias para que a TI avalie as ferramentas tecnológicas capazes de se adequar a todos os aspectos e exigências da LGPD.
Mas ao invés de ver essas mudanças como uma burocracia ou entrave para o seu crescimento, note que elas têm tudo para elevar o grau de confiança entre os seus colaboradores e a companhia, além de tornar o RH estratégico.
A adaptação à LGPD precisa ser eficiente para que impacte positivamente em sua marca empregadora, já que a imagem transparecida será a de que respeita os dados de seus colaboradores — independentemente de quem seja.
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